De ce ai nevoie de organizare în business?

Bună și bine ai venit!

Sunt Mihaela Ionescu, sunt soție, mamă, consultant în organizare și planificare și am în spate o experiență de peste 16 ani în 4 mari corporații. Experiență de care vreau să beneficiezi și tu dacă ești un soloprenor sau antreprenor care se simte copleșit de tot ce înseamnă businessul său. Dacă simți că nu mai vezi luminița de la capătul tunelului, atunci citește în continuare sau ascultă podcastul Organize.inc podcast by Mihaela Ionescu, primul podcast din România despre organizarea în business. Pentru că, să fim serioși, un business poate fi copleșitor. 

De ce fac asta? Pentru că am pornit proiecte de la 0 și știu ce înseamnă să nu ai o structură pe care să te poți baza, pentru că am simțit pe pielea mea în ultimii 3 ani ce înseamnă să ai o afacere și câte sunt de făcut și pentru că am un exemplu personal în familie despre cum poți ajunge în faliment dacă nu te organizezi suficient de bine.

Haide să facem împreună lumina în afacerea ta cu ajutorul organizării și planificării.

Un subiect esențial pentru succesul oricărei afaceri: organizarea în business. Așadar, să începem să deslușim de ce este atât de importantă!

Ce înseamnă organizarea în business?

După cum spune – Brian Tracy “Organizarea este cheia pentru a transformă haosul în ordine, confuzia în claritate și potențialul în performanță în lumea afacerilor.” 

Definiția organizării în general poate varia în funcție de percepția fiecăruia, dar varianta la care am ajuns eu este că organizarea este un proces prin care se aduce ordine și structură într-un sistem, spațiu sau activitate astfel încât să tot ce este necesar fie ușor de găsit, accesat și utilizat.. Organizarea(?) în business se referă la procesul de stabilire a unei structuri clare și eficiente pentru operațiunile și activitățile unei companii. Este despre modul în care o afacere își organizează resursele, procesele, angajații și informațiile pentru a-și atinge obiectivele.

Organizarea nu este doar o sarcină ocazională; este un proces continuu și În esență,  implică:

• Structură: Stabilirea unei ierarhii clare de autoritate și responsabilitate, astfel încât fiecare membru al echipei să știe cui raportează și cine este responsabil pentru ce.
• Alocare eficientă a resurselor: Utilizarea inteligentă a resurselor financiare, umane și materiale pentru a atinge obiectivele companiei fără irosirea sau subutilizarea acestora.
• Procese bine definite: Crearea și implementarea unor proceduri și fluxuri de lucru pentru diferite activități, astfel încât să fie evitate erorile, redundanțele și întârzierile.
• Comunicare clară: Asigurarea unei fluxuri eficiente de informații între departamente și niveluri ierarhice, pentru a evita confuzia și pentru a îmbunătăți colaborarea.
• Planificare strategică: Stabilirea de obiective clare pe termen scurt și lung, dezvoltarea de strategii pentru a atinge aceste obiective și alocarea resurselor corespunzătoare pentru implementare.

Toate acestea la un loc înseamnă să ai un plan și să pui lucrurile în ordine astfel încât totul să meargă bine. Că atunci când faci un puzzle- fiecare piesă are un loc portrivit, iar când sunt puse împreună, imaginea prinde contur. Organizarea și planificarea în business sunt hărțile care te ajută să navighezi într-o maaare de activități. Planificarea te ajută să contruiesti drumul spre obiectivele tale și ale afacerii tale, iar Organizarea te ajută că totul să meargă că pe roate.

Putem să mai comparăm organizarea în afaceri și cu cea din casă. Atunci când fiecare lucru are locul lui, îți este mult mai ușor să găsești ce ai nevoie. La fel și în business. Dacă fiecare lucru și fiecare responsabilitate are locul sau, lucrurile se mișcă mult mai rapid și mai ușor. Iar când spun lucruri, mă refer atât la cele fizice sau digitale, cât și la procese și activități.

Sau gândește-te la sportivii de performanță. Oare ar putea avea ei succes fără o bună organizare?Ar putea să performeze la atâtea antrenamente, turnee, competiții fără o bună organizare?

Dacă până acum nu te-am convins de ce ai nevoie de organizare în business, citeșteîn continuare.

În primul rând aduce claritate. Ție dacă ești soloprenor sau ție și angajaților dacă ești antreprenor. Organizarea face că fiecare persoană implicată să știe exact ce are de făcut, când și cum trebuie să facă. Fără claritate și structura, este în natură noastră de oameni să ne încurcăm și să ne răspândim gândurile în 1000 de părți. Știi cât timp pierzi atunci când încerci să te reintorci la ce făceai după ești întrerupt? La fel și atunci când ești dezorganizat și faci 10 lucruri în același timp fără să finalizezi nimic. Dacă în viață personală îți mai permiți să jonglezi, în afaceri, dezorganizare costă. Costă bani, timp, clienți, imagine.

Așa ajungem și la punctul 2: îți aduce economie de timp și resurse. Când ai un plan bine pus la punct și o harta bine definită, nu mai pierzi timp să te tot gândești la ce mai este de făcut. Te ajută și atunci când afacerea ta se extinde și ai angajați noi. Atunci când ai procese bine definite și standradizate, este mult mai ușor că aceștia să înțeleagă care este modul de lucru și să se acomodeze fără să fie nevoie că tu sau un angajat mai vechi să piardă prea mult timp cu explicații. 

Iar de aici ne lovim și punctul 3: răspundere clară și date limita sau deadlineuri. Prin organizare fiecare persoană știe clar cine și pentru ce este responsabilă. Astfel nu există riscul că lucruri importante să fie omise sau că persoane fără expertiză să facă lucruri peste calificarea lor. Gândește-te cum ar fi că un bucătar dintr-un restaurant să se oprească din gătit pentru a prelua comenzi sau să servească la mese. Sau un medic să întrerupă o consultație pentru a prelua programări ulterioare. Știu că sunt situații reale și se întâmplă chiar des, tocmai de aceea le am și adus în discuție. Dar cu deschidere și ajutor din exterior, lucrurile pot stă altfel. 

Deadlineuri: dacă ai o firmă, știi deja că lunar trebuie să trimiți actele către contabil. Până când? Le trimiți mereu la timp? Primești mailuri de la contabil în care îți reamintește că nu a primit documentele? Sau nu mai găsești ce facturi trebuie să îi trimiți?Dezorganizarea în privința actelor aduce și printre cele mai mari pierderi de bani sau de timp. 

1. Când totul este bine organizat, stresul legat de gestionarea afacerii scade considerabil.
2. Luarea deciziilor informate: Organizarea oferă o imagine clară a situației, facilitând luarea deciziilor corecte.

Știi care este tot farmecul? Că organizarea nu înseamnă doar să ai un plan strict, ci de fapt te pregătește pentru schimbări. Că într-un meci de fotbal, fiecare își știe poziția pe care joacă și lucrurile merg indiferent de ce se întâmplă pe parcursul meciului. Ai văzut vreodată cum antrenorii arată jucătorilor diverse scheme de joc? La fel și afacerile au nevoie de hărți pentru a ajunge la destinație. Planificarea strategică înseamnă să îți stabileșți cu scop și sens obiectivele afacerii și să găsești moduri eficiente de a le atinge.

Imaginează-ți o mașînă bine întreținută cu un gps integrat – ea rulează mai eficient, economisește combustibil și ajunge rapid la destinație folosind ruta cea mai eficientă.  La fel și în business, organizarea face că lucrurile să se miște mai rapid și mai eficient.

Iar că pe orice drum, pot există și obstacole. Cu o bună organizare și planificare, putem anticipa și rezolva problemele înainte să devină mari obstacole. E că și cum am fi detectivi care găsesc indicii pentru a evita surprize neplăcute.

Iată câteva exemple concrete de companii care au avut succes datorită unei organizări și planificări bune:

1. Apple Inc.: Una dintre cele mai cunoscute companii pentru succesul său datorat organizării și planificării este Apple. Încă de la început, fondatorul Steve Jobs a pus un mare accent pe designul, inovația și calitatea produselor. Planificarea lor a inclus dezvoltarea de produse care să fie nu doar utilitare, ci și estetice și ușor de folosit. De asemenea, lansările de produse sunt planificate cu atenție, generând anticipare și dorință în rândul consumatorilor.
2. Amazon: Amazon a crescut de la a fi o mică librărie online la un gigant global de comerț electronic și servicii cloud. Succesul lor se datorează în mare parte organizării și planificării excelente. Modelul lor de afaceri a fost construit în jurul principiului de a oferi cea mai bună experiență clienților. Planificarea detaliată a lanțului de aprovizionare, logisticii și serviciilor de distribuție a contribuit la construirea unei afaceri puternice și eficiente.
3. Toyota: Toyota este recunoscută pentru introducerea conceptului de “lean manufacturing” sau “producție fără pierderi”. Aceasta a implicat organizarea proceselor de producție astfel încât să fie eliminate pierderile de timp, materiale și resurse. Prin aplicarea eficientă a acestui concept, Toyota a reușit să reducă costurile și să îmbunătățească calitatea produselor, ceea ce i-a adus succes pe termen lung.
4. Walt Disney Company: Disney este un exemplu de succes în industria divertismentului. De la parcuri de distracții la filme și emisiuni TV, Disney a reușit să creeze o lume magică pentru oameni de toate vârstele. Organizarea și planificarea sunt esențiale în operațiunile lor complexe, inclusiv gestionarea evenimentelor, producția de filme și marketingul global.
5. Google: Google a revoluționat căutarea pe internet și a creat un ecosistem digital vast. Succesul lor se datorează, în parte, unei planificări și organizări atente a dezvoltării de produse și servicii inovatoare. Compania este cunoscută pentru alocarea timpului angajaților pentru a explora noi idei, promovând astfel inovația și dezvoltarea continuă.

Acestea fiind spuse, iată de ce organizarea este un ingredient magic în lumea afacerilor. Îți aduce ordine, eficientă și claritate. Fără ea ar fi că și cum ai încerca să contstruiesti o casă fără un plan sau că și cum ai încerca să călătoreșți fără o harta. Crezi că ai putea construi o casă începând cu acoperișul? Nu, este nevoie de fundație, structura și așa mai departe. Deci indiferent dacă ai afacere mică sau un business mare, amintește-ti că organizarea și planificarea fac diferența în drumul către succes.