Astăzi vom discuta despre tipurile de organizare în business.
Acest episod este pentru tine și dacă ai o afacere, dar și dacă ești angajat.
Exista 5 mari componente individuale, dar care sunt strâns legate între ele:
- Spațiul de lucru – fie că vorbim de biroul individual, fie că vorbim de întreagă încăpere sau clădire
- Documentele în format fizic, adică pe hârtie
- Documentele în format digital
- Modurile de lucru sau fluxuri
- Managementul de proiecte
De multe ori se întâmplă în business, că și în viață de altfel, să ai totul sub ochii tăi, dar să fii atât de copleșit încât să nu poți vedea tabloul întreg sau detaliile. Să ai toate ingredientele unui fel de mâncare, dar să nu reușești să o faci😅 Ca să îl poți savura și să te poți bucura cu adevărat de produsul final, este nevoie să urmezi rețeta, ai nevoie de o structură, pe care evident o mai poți condimenta după bunul plac. Așa este și într-o afacere. Că lucrurile să meargă așa cum îți dorești, ai nevoie să standardizezi modul de lucru și anumite chestii să îți devină automatisme. Într o prăjitură nu poți pune făină la final, după ce ai scos-o de la cuptor, nu? Nici într-o afacere nu poți trimite clientului adresa după ce a trecut deja ora programării. Sau nu îi poți trimite contractul la semnat după ce i-ai emis prima factură. Atunci când lucrurile nu au o fundație stabilă, se clatină. Sau gândește te la mobilă de la un cunoscut magazin. Când o cumperi, primești și un set de instrucțiuni. Cum ar arată..sau cum nu ar arată la final, dacă nu respecți ordinea de acolo?😂
Știi acel “de mâine” pe care îl folosim cu toții când vrem să ne apucăm de ceva care știm că ne ajută, dar nu ne este la îndemână? De câte ori ai zis “mâine fac ordine pe desktop”,”mâine răspund tuturor furnizorilor”,”mâine fac ordine pe birou”? Și? A venit acel mâine?😂 Dacă nu ai o rutină bine definită cu ajutorul căreia să faci toate lucrurile acestea…știm deja cu toții ce se întâmplă. Haos! Mai știi altă definiție?
Să le luăm pe rând:
- Spațiul de lucru
Este clar că atunci când locul în care îți desfășori activitatea este bine organizat, și tu ești mult mai productiv. Dacă lucrezi în domeniul beauty, sau într-un cabinet stomatologic. Dau exemplele acestea pentru că sunt clienți cu care am lucrat de curând. Cât timp pierzi oare dacă trebuie să te ridici să iei alte instrumente la fiecare pas pe care îl ai de făcut? Sau cât de corect realizezi tehnicile dacă tu ești dreptaci și din lipsa de organizare eficientă a spațiului, ești nevoit să țîi freza pe partea stânga? Atunci când spațiul este mic, este o provocare într-adevăr, dar nu este imposibil. Cu ajutorul unui consultant în organizare, sigur se ajunge la o varianta potrivită stilului de lucru. Fiecare expert vine cu partea lui, iar puse împreună fac minuni. Tu că specialist în beauty, de ex, știi exact care sunt pașii pe care ii urmezi zi de zi, iar specialistul în organizare te ajută să găsești ordinea și spațiul potrivit pentru ei.
2. Documentele in format fizic.
Mă refer la facturi, fișe de clienți sau pacienți, alte acte pentru contabilitate, liste de to do, agende, contracte și câte și mai câte. Te ai întrebat oare vreodată cât timp și mai ales câtă liniște ai câștigă dacă ai știi exact unde să pui și de unde să iei fiecare document atunci când ai nevoie? Nu mai spun că și volumul ocupat de lucruri organizate este mult mai mic decât cel ocupat de cele aruncate alandala. Spre exemplu, dacă ai un cabinet stomatologic sau de medicină de familie și nu ai un sistem bine organizat de stocare a fișelor de pacienți. Facem un exercițiu de imaginație? Cum procedezi dacă ai 20 de programări în acea zi? Iei de 20 de ori la mâna toate fișele până găsești ce ai nevoie? Sau să spunem că există o situație de compromis. Nu le ai ordonate într o anumită manieră, dar îți cauți dimineață toate fișele pentru ziua respectivă și le pui în ordinea programărilor. Tot e un pas înainte față de a caută fiecare fișa la ora programării.
3.Documentele în format digital
Ai și tu desktopul plin de tot felul de iconițe și documente despre care nici nu mai știi ce este cu ele? Sau ai și tu pe desktop celebrul folder denumit Desktop în care ai totul la grămadă?😂 ce se întâmplă atunci când ai nevoie să trimiți un document important dar pe care l ai salvat cu denumirea whatsapp27859? Pe lângă timpul pe care este evident că îl pierzi, intervine și starea de stres pe care o ai negăsindu l, mai ales dacă este ceva important și mai ales dacă este de trimis contratimp. Sigur că există multe moduri în care poți caută rapid un fișier, dar trebuie să știi CUM și mai ales CE să cauți.
4.Modurile de lucru
Fie că ai o afacere în care lucrezi fizic (manichiură, stomatologie, fizioterapie, coafură, etc) fie că ai o afacere în care lucrezi mai mult teoretic (contabil, IT, etc) că să poți ajunge la produsul final este nevoie să urmezi niște proceduri, niște moduri de lucru sau fluxuri. Îți amintești că spuneam în primul episod că organizarea te ajută să ai procese bine definite și standardizate pt că atunci când ai angajați noi să poată înțelege mai ușor ce au de făcut?
Te poate ajută chiar și pe ține atunci când ești copleșit și nu mai știi încotro să o apuci. Să nu crezi că dacă ai o afacere în care ești doar tu nu ai nevoie de moduri de lucru bine definite. Mai ales la început.
Haide să luăm un exemplu: la manichiură tehnică există o anumită ordine în care se fac lucrurile. Nu știu dacă spun neapărat bine, corectează mă dacă am greșit, momentan o fac de dragul exemplului😂 întâi se îndepărtează materialul vechi, apoi se curată cuticula, se pregătește patul unghial cu diverse produse, se aplică construcția, se pilește, etc. Nu le poți face în altă ordine. Și este nevoie să știi foarte bine ce și cum să faci.
Iar aceste fluxuri, moduri de lucru, procese sau proceduri, cum vrei tu să le numești trebuie să fie cât mai explicite și detaliate, dar în același timp să cuprindă esență. Le poți face în două moduri: schematic sau că o poveste. Știi că suntem diferiți și învățăm în moduri diferite. Eu de ex finctionez ft bine pe scheme. Îmi este mult mai ușor să le urmăresc. Dar sunt alte persoane care preferă să citească instrucțiunile. În 2010 am făcut primele proceduri oficiale pentru call centerul pe care îl gestionăm atunci. Posibil că numele meu încă să apară pe acolo, dar cine știe😂
Doar că dacă stau să mă gândesc, facultatea de biochimie pe care am făcut o m a învățat să urmeze niște pași clari, un protocol. Apoi la joburile pe care le am avut de multe ori am fost pusă în poziția de a traduce mai schematic pentru echipe toate informațiile care veneau din multe alte părți.
Revenind, ceea ce lucrezi trebuie să fie documentat și să poată fi ușor de urmărit de oricine. Crearea unor astfel de proceduri te ajută inclusiv pe ține să clarifici ce funcționează bine și ce poate fi îmbunătățit. Nu vorbesc de zeci de paginide instrucțiuni, ci de atins punctele esențiale.
5.Managementul de proiecte
Un proiect este o activitate planificată, care implică de obicei mai multe etape sau sarcini, al cărei scop este realizarea unui rezultat tangibil și definit. Un proiect are un început și un sfârșit.
Proiectele sunt activitățile care se întâmplă sporadic, nu reprezintă muncă ta de zi cu zi. Poate fi vorba de o campanie de Crăciun, de lansarea unui nou produs sau serviciu, cursuri, cărți, produse digitale etc.
Nu o să întru în detaliile specifice managementului de proiect pt că sunt multe și există cursuri întregi dedicate acestor.
Ce vreau să îți aduc în atenție însă este că atunci când începi un proiect nou trebuie să iei în calcul următoarele:
1.Planificarea proiectului: pașii, obiectivul, durata etc
2.Monitorizarea performanței: proiectul decurge așa cum ai planificat? Că timp, cost, etc. Sunt multe aplicații prin care poți urmări dacă lucrurile stau conform planului, dar nu este neapărată nevoie să le folosești dacă nu îți sunt la îndemână însă ce trebuie să te întrebi în fiecare dimineață cât durează proiectul este:
- Proiectul este în termen?
- Funcționează planul proiectului?
- Proiectul este in buget?
3. Managementul riscului. Sună pompos și poate apocaliptic, dar trb să te gândești și la ce ar putea să nu meargă bine și conform planului. Pt că realitatea din teren nu corespunde întotdeauna cu cea de pe foaie oricât de organizat ai fi. Cum se mai spune, se întâmplă viață.
Dar din nou, cum spuneam și în episodul trecut, organizarea și planificarea ne aduc de fapt flexibilitate și ne ajutăm să ne adaptăm.
Nu uită că “Organizarea este cheia pentru a transformă haosul în ordine, confuzia în claritate și potențialul în performanță în lumea afacerilor.”
Haide să facem împreună lumina în afacerea ta cu ajutorul organizării și planificării!